8 BIỆN PHÁP ĐỂ DOANH NGHIỆP QUẢN LÝ TỐT TUỔI NỢ VÀ HẠN NỢ

Ngày đăng: 16/10/2021

367 Lượt xem

1. Tạo một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh

Để theo dõi được công nợ khách hàng và cập nhật các phát sinh mới nhất liên quan đến công nợ: bộ phận kế toán bắt buộc phải có file theo dõi: có thể bằng excel hoặc phần mềm kế toán.

Căn cứ vào những thông tin trong hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất/ nhập kho, phiếu chi, giấy báo có ngân hàng, các khoản chiết khấu, hàng trả lại, tỷ giá … kế toán công nợ sẽ cập nhật vào file theo dõi công nợ, theo dõi một cách liên tục và thường xuyên.

2. Duy trì tốt các mối quan hệ

Các mối quan hệ ở đây bao gồm mối quan hệ với khách hàng và sự liên kết với phòng ban khác trong nội bộ doanh nghiệp (như phòng kinh doanh).

Còn trong nội bộ công ty, sự liên kết giữa bộ phận kế toán công nợ và kinh doanh là cần thiết bởi bất cứ đơn hàng nào được bán ra từ bộ phận kinh doanh cũng cần được ghi nhận ngay tức thì vào doanh thu, các khoản nợ cũng cần được đưa vào danh sách theo dõi ngay lập tức để tránh thất thoát hoặc bỏ sót công nợ phải thu khách hàng.

3. Gửi hóa đơn, các chứng từ đến khách hàng nhanh chóng

Gửi hóa đơn cho khách hàng là việc quan trọng nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng chú tâm tới việc nay.

Kế toán công nợ phải theo dõi chặt chẽ đường đi của hóa đơn xuất bán để đảm bảo khách hàng nhận được hoá đơn đúng thời gian,tránh sai sót, thất lạc, chậm trễ.

4. Xem lại khoản phải thu thường xuyên

Bộ phận kế toán công nợ phải thường xuyên kiểm soát thời hạn phải thu của các khoản nợ, đo lường các khoản phải thu thông qua các chỉ số như vòng quay các khoản phải thu, tính tuổi nợ để phân loại khách nợ, sớm phát hiện các khoản nợ có vấn đề, nhằm có hướng xử lý kịp thời, tránh để nợ quá hạn

tồn đọng nhiều,định kỳ, bộ phận này phải chủ động lập biên bản xác nhận công nợ của từng khách hàng để báo cáo lên cấp trên.

5. Cung cấp nhiều tài khoản ngân hàng

Bộ phận kế toán công nợ có thể đề xuất với doanh nghiệp đăng ký với Sở Kế hoạch đầu tử mở thêm một số tài khoản ngân hàng để linh hoạt trong vấn đề thanh toán, chuyển trả tiền hàng.

6. Gọi điện thoại nhắc nợ

Công việc kế toán công nợ do phải liên lạc với khách hàng thường xuyên nên bạn phải yêu cầu doanh nghiệp cung cấp cho bạn một line điện thoại cố định riêng để tiện giao dịch với khách hàng và ngược lại, tránh sự gián đoạn trong giao tiếp với khách hàng do nghẽn mạch, kẹt máy.

Kế toán nên nhắc về thời hạn cũng như khoản nợ khách hàng phải thanh toán trước 5-10 ngày bằng email hoặc điện thoại. Và cần có một kịch bản gọi điện để tiếp cận khách hàng nhẹ nhàng, thoải mái.

7. Duy trì nhật ký thu nợ

Với mỗi khoản nợ quá hạn, bộ phận kế toán phải lưu nhật ký khi theo dõi cuộc gọi hoặc email đã được gửi đi, cùng với một hồ sơ về phản ứng của khách hàng để theo dõi các cuộc gọi.

8. Tham gia, góp ý cải tiến quy trình thu nợ

Quy trình thu hồi nợ nên được xem xét lại sau một khoảng thời gian cố định để rút ra những kinh nghiệm hoặc thay đổi quy trình khi cần thiết.

Trong hoạt động của doanh nghiệp, việc theo dõi, quản lý và xử lý công nợ là cả một quá trình được thực hiện liên tục, không ngừng nghỉ bởi những nhân viên trong bộ phận kế toán.

#salegiaxuong

#chiasekienthucquantrisanxuat

#tuvankienbach

#kienthucQTSX

#kienthucquantrisanxuat

Hỗ Trợ Doanh Nghiệp PR/Giới Thiệu Sản Phẩm Trên Group Facebook, Zalo Group, Youtube, Website, Fanpage Facebook, Instagram và TikTok.

1. Group Facebook tại đây

Group facebook chia sẻ kiến thức quản trị sản xuất

2. Zalo Group tại đây

Zalo group kiến thức sản xuất

3. Youtube tại đây

Youtube kiến thức quản trị sản xuất