ỨNG DỤNG GU-GỒ FORM ĐỂ BÁO CÁO NHANH TIẾN ĐỘ SẢN XUẤT TRONG NHÀ MÁY

ỨNG DỤNG GU-GỒ FORM ĐỂ BÁO CÁO NHANH TIẾN ĐỘ SẢN XUẤT TRONG NHÀ MÁY

(Bài viết độc quyền cho group Chia Sẻ Kiến Thức Quản Trị Sản Xuất)

Một buổi sáng đầu tuần, trong xưởng cơ khí ở Bình Dương, tổ trưởng anh H cầm trên tay xấp giấy báo cáo sản lượng của hôm trước. Xấp giấy trên tay có hơn mười tờ, đủ chữ, đủ số, nhưng khi cộng lại vẫn thấy sai lệch so với dữ liệu tổng hợp. H thở dài: “Có ca ghi thiếu, có ca quên cập nhật. Lúc thì mất phiếu, lúc thì nộp trễ. Tối nào cũng phải nhập lại bằng tay.”

Khi Tuna trao đổi về việc mọi thứ đưa lên hệ thống không cần báo cáo giấy thì phát hiện ra thực trạng: Rất nhiều người lao động không biết và không thích cũng như khó học cách báo cáo lên hệ thống.

Ngồi ở góc phòng họp, nhìn bảng tiến độ trên tường: vài dòng bị gạch đỏ, vài cột để trống. Mỗi tổ sản xuất đều có cùng một vấn đề – dữ liệu không đồng nhất, báo cáo trễ nhịp, khiến bộ phận kế hoạch khó điều độ nguyên vật liệu. Cả hệ thống như bị trì trệ, mà nguyên nhân chỉ nằm ở vài tờ giấy.

Trong các doanh nghiệp sản xuất quy mô vừa, câu chuyện về báo cáo theo dõi tiến độ gần như là bài toán cũ nhưng chưa bao giờ hết khó. Không phải vì người lao động không biết cách làm, mà vì công cụ chưa phù hợp. Phần mềm ERP thì phức tạp, trong khi Excel thủ công lại dễ sai sót. Thế rồi, một giải pháp đơn giản được Tuna gợi ý – Gu-gồ Form.

Tuna kể lại: “Tuna từng cố vấn cho một nhà máy sản xuất dây chuyền chế biến thực phẩm chuyển toàn bộ báo cáo năng suất hàng ngày sang Google Form. Mỗi tổ chỉ mất chưa đến hai phút để nhập: ca sản xuất, mã sản phẩm, số lượng hoàn thành, lỗi phát sinh. Khi họ bấm gửi, dữ liệu tự động về file tổng hợp của phòng Kế hoạch. Không cần ký, không cần nhập lại.”

Lúc đầu, ai cũng nghi ngờ. Một công cụ miễn phí, nghe qua tưởng chỉ để khảo sát hay đăng ký nội bộ, liệu có đủ cho sản xuất? Nhưng chỉ sau một tuần, mọi người bắt đầu thấy rõ hiệu quả. Dữ liệu cập nhật theo thời gian thực, phòng điều độ có thể xem tình hình sản xuất từng chuyền ngay trên điện thoại hoặc tablet. Không còn cảnh viết tay, hỏi lại vì chữ xấu, mất giấy bị ướt, nhòe vì hư. Nhất là nguy cơ bảo mật thông tin vì mất những bản thiết kế độc quyền

Tuna nói với anh H: “Cái hay của Form không chỉ là tiết kiệm thời gian, mà là giúp mọi người thấy dữ liệu sống.”

Khi công nhân nhập số liệu trực tiếp, họ hiểu rằng con số mình gửi không biến mất vào một tờ giấy – nó đi thẳng vào hệ thống, được phân tích, được hiển thị trên bảng dashboard. Mỗi lỗi phát sinh đều được xử lý nhanh hơn, mỗi chuyền chậm tiến độ được phát hiện sớm hơn.

Sau hai tháng thử nghiệm, nhà máy ghi nhận tỷ lệ sai lệch dữ liệu giảm gần 80%. Thời gian tổng hợp báo cáo từ 2 tiếng mỗi ngày xuống chưa đến 15 phút. Quan trọng hơn, các tổ trưởng bắt đầu chủ động kiểm tra lại dữ liệu trước khi gửi – điều mà trước đây họ hiếm khi làm.

Tuna nhìn bảng dashboard hiển thị trên màn hình lớn – những thanh năng suất chuyển từ màu đỏ sang xanh. Khi ấy nghiệm ra rằng, chuyển đổi số không phải lúc nào cũng bắt đầu bằng phần mềm tốn hao phí tỷ đô. Đôi khi, nó khởi đầu từ một công cụ đơn giản, nhưng được mọi người chấp nhận và dùng thật sự.

Từ đó, nhà máy dần mở rộng thêm các ứng dụng khác: Google Sheet để tổng hợp KPI, QR Code để truy xuất lệnh sản xuất, chấm công. Mỗi bước đi nhỏ, nhưng đều có chung một tinh thần – minh bạch, nhanh và dễ hiểu.

Khi rời xưởng, Tuna thấy anh H cười, cầm điện thoại bấm gửi báo cáo ca sáng. Không còn giấy tờ, không còn sai lệch. Chỉ là vài thao tác, nhưng đủ để cả dây chuyền vận hành trơn tru hơn. Cùng với những công nghệ mới ra đời thì những viễn cảnh mà cách đây không lâu các doanh nghiệp phải bỏ ra chi phí rất cao để xây dựng thì hiện tại đã có thể thực hiện với một mức chi phí cực kỳ dễ tiếp cận, đáng để thử nghiệm và nâng cấp liên tục.

Đó là còn chưa kể đến việc kết hợp những công nghệ mới và những công nghệ cũ như kết hợp Gu-gồ Form với QR code, mã vạch,... để giúp việc báo cáo lại nhanh, đơn giản thêm một bậc. Nhưng đó sẽ là những chủ đề được nhắc đến trong chủ đề bài viết tiếp theo nhé!

Tuna

(Lâm Đặng Quốc Tuấn – Thành viên Ban Đào Tạo, Group Chia Sẻ Kiến Thức Quản Trị Sản Xuất)

#chiasekienthucquantrisanxuat

#chienluocvaquantrisanxuat

#tuvankienbach

Hỗ Trợ Doanh Nghiệp PR/Giới Thiệu Sản Phẩm Trên Group Facebook, Zalo Group, Youtube, Website, Fanpage Facebook, Instagram và TikTok.

1. Group Facebook tại đây

2. Fanpage Facebook tại đây

3. Group Facebook KẾT NỐI & EVENT tại đây

4. Zalo Group tại đây

5. Zalo Group DEAL tại đây

6. Website tại đây

7. Youtube tại đây

8. Instagram tại đây

9. TikTok tại đây

10. Twitter Kiến Thức Quản Trị Sản Xuất tại đây

   Mọi chi tiết hoặc cần được hỗ trợ vui lòng Mr Kiên - Zalo 0938711241 - Ban Thư Ký.

Tham gia Group Kiến thức Quản trị sản xuất để nhận được những tin tức mới nhất và có đồng đội luôn đồng hành, hỗ trợ!