HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG PHIẾU KIỂM TRA

HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG PHIẾU KIỂM TRA

Nguyên tắc thu thập dữ liệu:

- Ghi chép lại các dữ liệu vào mẫu ghi hồ sơ tiêu chuẩn;

- Ghi chép lại mọi dữ liệu cần thiết;

- Ghi chép dữ liệu đối với các loại hình công việc, máy móc và thời gian khác nhau;

- Dữ liệu cần phải tin cậy và đầy đủ với các nội dung ở dạng các con số có ý nghĩa để phục vụ cho mục đích kiểm tra;

- Tránh ghi chép thiếu chính xác, sai nội dung, bỏ sót, viết không đúng quy định;

- Trình phiếu ghi chép cho cán bộ quản lý có chịu trách nhiệm đúng thời hạn theo như quy trình đã mô tả;

- Phiếu ghi chép cần phải được đánh dấu để lấy xác nhận, nhận xét của những người có trách nhiệm kiểm tra, ngày lập hồ sơ và các nhận xét cần thiết khác;

- Trong trường hợp mô tả không đúng, thiếu chính xác, chưa rõ ràng hoặc các hồ sơ công việc không đáp ứng tiêu chuẩn, cán bộ quản lý chịu trách nhiệm lập hồ sơ, xác nhận nội dung và ban hành văn bản hướng dẫn hành động khắc phục.

  Tiêu chuẩn xác định dữ liệu cần kiểm tra hoặc thu thập: Khi bắt tay việc xác định hạng mục cần thu thập hoặc kiểm tra, chúng ta nhiều khi bị bối rối bởi có thể có rất nhiều hạng mục cần kiểm tra. Về nguyên tắc có thể kiểm tra tất cả các tham số của một quá trình, nhưng trên thực tế cần phải giới hạn những điểm kiểm tra quan trọng theo các tiêu chuẩn sau đây:

- Hạng mục đó có ảnh hưởng lớn đến chất lượng của sản phẩm;

- Có khả năng điều khiển được tham số đó;

- Phiếu kiểm tra được thiết kế đơn giản, xúc tích phù hợp với phương pháp kiểm tra khác;

- Nhiều trường hợp không thể điều khiển được tham số nhưng vẫn cần cùng xây dựng phiếu kiểm tra để theo dõi sự biến động của quá trình.

  Tin học hóa: cách thức thu thập dữ liệu để theo dõi quá trình bằng giấy, bút là khá hữu hiệu. Tuy nhiên, cần tính đến việc tin học hóa trong những trường hợp: Chu kỳ/Tần xuất kiểm tra cao; và nhiều tham số cần kiểm tra nhiều.

  Để sử dụng hiệu quả nhất phiếu kiểm tra chúng ta phải quan tâm đến các vấn đề sau:

- Dạng dữ liệu cần kiểm tra;

- Cỡ mẫu kiểm tra;

- Người kiểm tra thu thập dữ liệu:

  Kiểm tra thu thập dữ liệu là bước quan trọng trong quá trình phân tích cải tiến bởi đây là bước đầu tiên, có ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình phân tích sau đó. Kỹ năng của cán bộ kiểm tra thu thập dữ liệu có ảnh hưởng lớn đến độ chính xác của dữ liệu được thu thập, do đó chúng ta phải xem xét các vấn đề sau:

+ Ai sẽ thu thập dữ liệu: Những người thu thập dữ liệu ở cấp cơ sở cần có các kỹ năng phù hợp với phương pháp thu thập được lựa chọn.

  Đối với các phương pháp khảo sát, có thể cần có người có kỹ năng phỏng vấn hoặc người hỗ trợ thảo luận nhóm. Bên cạnh đó, cần cân nhắc tất cả những yếu tố có thể ảnh hưởng tới chất lượng của dữ liệu và chất lượng của các cuộc thảo luận với những bên liên quan. Các yếu tố này có thể bao gồm: tuổi tác, giới tính, vị trí công việc, trình độ học vấn, tính cách và thái độ, sức khỏe, ngôn ngữ, tôn giáo và tập quán văn hóa.

+ Phân công thu thập và phân tích dữ liệu: số người tham gia vào mỗi công đoạn thu thập dữ liệu có ảnh hưởng tới mức độ thống nhất và tính chính xác của dữ liệu. Càng nhiều người tham gia vào quá trình này thì càng cần phải giám sát chất lượng và tổ chức kỹ hơn.

+ Đảm bảo người tham gia biế́t sử dụng các phương pháp thu thập: Đối với mỗi phương pháp, những người thực hiện cần phải thử nghiệm trước và thực hành một số lần, được đào tạo ngay trong công việc hoặc thông qua một số hình thức khác. Đồng thời ngôn ngữ sử dụng cung cầu được hiểu một cách rõ ràng, thống nhất.

+ Chuẩn bị công cụ cần thiế́t cho việc thu thập dữ liệu: Luôn đảm bảo sắp xếp dụng cụ gọn gàng, chuẩn bị các công cụ phục vụ cho việc ghi chép, lưu trữ thông tin (biểu mẫu, văn phòng phẩm, các sơ đồ, thiết bị đo đạc kiểm tra,...)

  Nguồn: Tổng hợp

#chienluocvaquantrisanxuat

#chiasekienthucquantrisanxuat
 

Tham gia Group Kiến thức Quản trị sản xuất để nhận được những tin tức mới nhất và có đồng đội luôn đồng hành, hỗ trợ!