LÃNG PHÍ TỪ TỒN KHO

- Một trong những khó khăn lớn nhất đối với doanh nghiệp hiện nay không phải là vấn đề vốn, mà là vấn đề tìm đầu ra cho sản phẩm. Nếu doanh nghiệp không giải quyết được hàng tồn kho thì sẽ kéo theo rất nhiều hệ lụy, đó là tăng chi phí bảo quản, nợ đọng vốn, hàng hóa có nguy cơ lạc hậu, quá hạn dẫn đến khó tiêu thụ, v.v. Hàng tồn kho quá nhiều sẽ biến một doanh nghiệp lành mạnh thành một doanh nghiệp ốm yếu trong khoảng thời gian rất ngắn và có thể dẫn đến nguy cơ phá sản.

- Hàng tồn kho quá nhiều là một trong những lãng phí nghiêm trọng. Nhưng đây là vấn đề nan giải, vì nếu sản xuất vừa đủ, doanh nghiệp sẽ có thể bị thiếu hụt do sản phẩm hư hại, còn nếu sản xuất dư thừa thì sản phẩm sẽ chiếm diện tích và lãng phí nguồn tài nguyên. Hoặc việc thu mua hàng với số lượng lớn rồi tích trữ lại, nhưng do không nắm bắt được tình hình nên giá cả hàng hóa bị giảm sút, dẫn đến doanh nghiệp bị thua lỗ.

- Một nguy cơ khác mà doanh nghiệp có thể gặp phải khi tồn kho không phù hợp là nguy cơ về hàng quá hạn. Bên cạnh đó, trong quá trình lưu kho, nếu điều kiện về cơ sở hạ tầng, trang thiết bị không đảm bảo hoặc thời gian lưu kho dài sẽ dẫn đến hàng hóa bị hư hỏng, giảm chất lượng như ban đầu. Thật vậy, các loại hàng hóa hầu hết sau một thời gian đều bị hao mòn về hữu hình và hao mòn vô hình. Ngoài ra, doanh nghiệp tồn kho không hợp lý có thể dẫn đến việc bị chiếm diện tích kho, khu vực sản xuất.

- Khi tồn kho không hợp lý sẽ dẫn đến gia tăng các khoản chi trong doanh nghiệp. Đó là các khoản chi về:

• Chi phí đặt hàng: là toàn bộ chi phí có liên quan đến việc thiết lập đơn hàng bao gồm: chi phí tìm nguồn hàng, thực hiện quy trình đặt hàng (giao dịch, ký kết hợp dồng, thông báo qua lại) và các chi phí chuẩn bị và thực hiện việc vận chuyển hàng đến kho của doanh nghiệp.

• Chi phí lưu kho (Chi phí tồn trữ): là những chi phí phát sinh trong thực hiện hoạt động tồn trữ, gồm:

- Chi phí về nhà cửa, kho hàng: Tiền thuê và khấu hao nhà cửa; chi phí cho bảo hiểm nhà kho, kho hàng; chi phí thuê nhà đất;

- Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện: Tiền thuê, khấu hao dụng cụ, thiết bị; chi phí năng luợng; chi phí vận hành thiết bị;

- Chi phí về nhân lực cho hoạt dộng giám sát quản lý;

- Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho: Phí tổn cho việc vay muợn vốn; thuế hàng tồn kho; bảo hiểm cho hàng tồn kho;

- Chi phí do hàng tồn kho mất mát, hư hỏng hoặc không sử dụng được

• Chi phí mua hàng: là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua một đơn vị. Thông thuờng chi phí mua hàng không ảnh hưởng dến mô hình tồn kho trừ mô hình khấu trừ theo số lượng.

• Chi phí thiếu hàng: là chi phí phản ánh kết quả về kinh tế khi hết hàng trong kho.

  Những nguyên nhân nào khiến doanh nghiệp phải tồn kho:

- Doanh nghiệp cần phải tích trữ một lượng hàng nhất định để đảm bảo nguồn nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc đảm bảo có sản phẩm cung ứng cho khách hàng. Nếu lượng tồn kho không đủ sẽ làm giảm doanh số bán hàng (đối với hàng tồn kho là thành phẩm) và có thể dẫn đến tình trạng khách hàng sẽ chuyển sang mua hàng của đối thủ cạnh tranh khi nhu cầu của họ không được đáp ứng.

- Việc thông tin liên lạc và quan hệ giữa các công đoạn, bộ phận trong doanh nghiệp cũng như việc quản lý, thống kê thông tin chưa phù hợp, chưa tốt dẫn đến thông tin chưa đúng về lượng tồn trữ, xuất chưa đúng. Hoặc hệ thống lưu trữ chưa đảm bảo dẫn đến hư hỏng trong quá trình lưu kho.

- Trong một số trường hợp, để luôn sẵn sàng đáp ứng yêu cầu của khách hàng, một số doanh nghiệp chủ động để các bộ phận sản xuất tiến hành sản xuất truớc khi có bản vẽ kỹ thuật hay thiết kế chi tiết. Đến khi có thông tin chính xác từ khách hàng thì những sản phẩm trước đó có thể là tồn kho.

- Trong một số trường hợp, ban lãnh đạo doanh nghiệp muốn có thời gian vận hành sản xuất dài dể sử dụng hiệu quả máy móc thiết bị, lao động. Họ tin rằng hiệu quả sản xuất, đặt hàng qui mô lớn có thể bù đắp những lãng phí mà tồn kho cao gây ra. Ðiều này dẫn đến tồn kho cao. Một số doanh nghiệp chưa đảm bảo các yêu cầu về máy móc, thiết bị và lao động hoặc quá trình thiết kế công nghệ, thiết kế sản phẩm không đạt yêu cầu nên những sản phẩm sản xuất ra không đạt yêu cầu về tiêu chuẩn, hoặc số lượng sản xuất ra không đủ lô hàng phải giao;

- Nếu không có tồn kho, doanh nghiệp sẽ cần tăng cường hoạt động giao nhận, vận chuyển để nhận hay giao hàng. Điều này khiến cho chi phí vận chuyển tăng lên. Vì thế, doanh nghiệp có thể muốn trữ hàng đợi đến một lượng nhất định thì mới giao hàng nhằm giảm chi phí vận chuyển.

- Việc quản lý tồn kho là việc kiểm soát lượng hàng tồn kho sao cho vừa đủ tại mỗi thời điểm nào đó. Nếu lượng tồn kho không đủ thì doanh nghiệp có thể gặp những khó khăn nhất định nhưng nếu lượng tồn kho nhiều quá thì doanh nghiệp sẽ tốn chi phí để lưu hàng và chậm thu hồi vốn.

- Trong quá trình sản xuất, nguyên nhân gây ra việc tồn kho có thể là do: Bố trí thiết bị không hợp lý; thời gian chuyển đổi thiết bị, cỡ gá kéo dài; chờ đợi sản xuất hay do sản xuất hàng loạt, gộp lô hàng lớn quá mức; nghẽn dòng chảy sản phẩm, thắt cổ chai, mất cân bằng trong quá trình sản xuất; sản xuất trước khi có yêu cầu của công đoạn, bộ phận sau; sản xuất theo hệ thống đẩy; phụ tùng, nguyên vật liệu,...bị khuyết tật gây ra những chờ đợi

  Giải pháp loại bỏ lãng phí Tồn kho

(1) Giảm lượng dự trữ ban đầu: nguyên vật liệu dự trữ trong giai đoạn đầu thể hiện chức năng liên kết sản xuất cung ứng. Cách đầu tiên, cơ bản nhất, phù hợp với nền kinh tế thị truờng, làm giảm bớt lượng dự trữ này là tìm cách giảm bớt những sự thay đổi trong nguồn cung ứng về số lượng, chất lượng, thời điểm giao hàng, sẽ là công cụ chủ yếu để đạt đến trình độ cung ứng đúng thời điểm.

(2) Giảm lượng sản phẩm dở dang trên dây chuyền sản xuất: có loại dự trữ này là do nhu cầu thiết yếu của quá trình sản xuất, chịu tác động của chu kỳ sản xuất. Nếu giảm được chu kỳ sản xuất thì sẽ giảm được lượng dự trữ này. Muốn làm được điều đó, chúng ta cần khảo sát cơ cấu của chu kỳ sản xuất. Áp dụng một số công cụ năng suất để giảm thời gian đặt hàng và giảm thời gian sản xuất, chuẩn hóa thao tác như Đánh giá hiệu quả công việc (work sampling), nghiên cứu thời gian (time study), cân bằng chuyền, v.v. để doanh nghiệp vẫn đảm bảo đáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng với mức tồn kho thấp.

(3) Một trong những giải pháp để giảm đến mức thấp nhất lượng dự trữ (cung ứng đúng thời điểm) là chỉ chuyển lượng dự trữ đến nơi có nhu cầu thực sự, không đưa đến khu vực chưa có nhu cầu.

(4) Thiết lập phương pháp đặt hàng chuẩn, trong đó xây dựng các công thức tính đơn hàng chuẩn cho một loại vật liệu khi vật liệu đó được đặt hàng. Lượng tồn kho giảm cho đến mức giới hạn nào đó sẽ được tiến hành đặt hàng hay còn gọi là mức tồn kho an toàn, tại thời điểm đó lượng hàng còn lại được tính bằng cách uớc lượng số lượng vật liệu mong đợi được sử dụng trong khoảng thời gian đặt hàng đến khi nhận được lô hàng khác của loại vật liệu này.

(5) Việc kiểm tra tồn kho đơn giản nhất là ứng dụng kiểu hệ thống hai ngăn. Trong kiểu hệ thống hai ngăn, từng loại vật liệu được giữ trong hai ngăn của nhà kho. Sử dụng, vật liệu ở ngăn lớn cho đến hết, thời điểm này đơn hàng mới được gửi đi và ngay lúc vật liệu trong ngăn nhỏ được sử dụng hết, tức là lượng tồn kho đã đủ sử dụng cho đến khi nhận được vật tư mới, khi đó cả hai ngăn vật liệu đều đầy, sau đó chu kỳ lặp lại. Vấn đề cần lưu ý của phương pháp này là lượng hàng cần đặt cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu? và khi nào thì tiến hành đặt hàng lại?

(6) Ngoài ra, một trong những giải pháp khác là doanh nghiệp cần giữ quan hệ tốt với các nhà cung ứng nguyên vật liệu hoặc xây dựng các nguồn nguyên liệu có chất lượng cao không cần giữ tồn kho chống lại các gián đoạn trong cung cấp.

(7) Áp dụng kỹ thuật phân tích cận biên đế xây dựng chính sách tồn kho (xác định khi nào thì tăng, khi nào thì không): Kỹ thuật này xác định mức tồn kho tối ưu cho một số mô hình tồn kho qua việc tính toán lợi nhuận cận biên và tổn thất cận biên.

(8) Nắm chắc yêu cầu của khách hàng, tức là nắm chắc về số lượng và yêu cầu về thời gian giao hàng, từ đó có kế hoạch sản xuất vừa đủ không dư.

(9) Áp dụng kế hoạch sửa chữa dự phòng để xác định số lượng hàng hóa dự trữ chính xác.

(10) Áp dụng các công cụ, mô hình loại bỏ lãng phí do tồn kho: EOQ, POQ, QDM…

  Nguồn: Tổng hợp

#chienluocvaquantrisanxuat

#chiasekienthucquantrisanxuat
 

Tham gia Group Kiến thức Quản trị sản xuất để nhận được những tin tức mới nhất và có đồng đội luôn đồng hành, hỗ trợ!